Dans le monde d’aujourd’hui, la gestion des processus documentaires peut s’avérer être un véritable défi pour les entreprises. Entre le temps passé à chercher des documents importants et l’obligation de devoir stocker une quantité considérable de papiers, la tâche peut rapidement devenir fastidieuse et coûteuse. La Gestion Électronique des Documents (GED) est là pour vous aider à surmonter ces obstacles. Cet article fournit un guide complet sur la GED et ses avantages pour votre entreprise.
Avantages de la gestion électronique des documents
La gestion électronique des documents (GED) est un système informatique qui permet aux entreprises de stocker, archiver et rechercher facilement des fichiers numériques. La GED offre de nombreux avantages pour les entreprises, notamment une amélioration de l’efficacité et de la productivité, une réduction des coûts associés à l’utilisation du papier et une augmentation de la sécurité des informations.
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Amélioration de l’efficacité et de la productivité des entreprises
La GED peut aider les entreprises à améliorer leur efficacité et leur productivité en leur permettant d’accéder rapidement aux documents dont elles ont besoin. Les employés peuvent rechercher et trouver rapidement les documents nécessaires sans avoir à passer du temps à chercher dans des piles de papier ou à naviguer dans un système complexe.
De plus, les processus manuels tels que la saisie manuelle des données peuvent être automatisés grâce à la GED, ce qui permet aux employés de seconcentrer sur des tâches plus importantes. La gestion électronique des documents permet ainsi de simplifier les processus de travail et d’optimiser la productivité des entreprises.
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Réduction des coûts associés à l’utilisation du papier
Les entreprises peuvent également économiser de l’argent en utilisant la GED plutôt que le papier. Les coûts liés au stockage et à l’impression des documents peuvent être considérablement réduits grâce à l’utilisation de la gestion électronique des documents.
De plus, la GED permet de supprimer le besoin d’imprimer et de stocker des documents physiques, ce qui permet de réduire considérablement les déchets et de contribuer à préserver l’environnement.
De plus, les documents numériques peuvent être sauvegardés sur un serveur distant pour assurer une protection supplémentaire contre toute perte ou corruption accidentelle.
Comment fonctionne une GED ?
Une GED est composée d’un logiciel spécialisé qui permet aux utilisateurs de créer, modifier, partager et archiver facilement des documents numériques. Le logiciel fournit également des fonctionnalités avancées telles que l’indexation, le stockage et la recherche de documents, ainsi que des outils pour gérer les permissions d’accès aux documents.
Fonctionnalités principales
Les principales fonctionnalités d’une GED sont :
- Création et modification de documents : Les utilisateurs peuvent créer et modifier facilement des documents numériques tels que des factures, des contrats ou des notes de service. Ces documents peuvent être de différents types, tels que des fichiers texte, des images, des vidéos ou des fichiers audio.
- Partage de documents : Les utilisateurs peuvent partager facilement des documents avec d’autres personnes à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise. La GED permet ainsi de faciliter la collaboration et de favoriser l’échange d’informations au sein de l’organisation.
- Stockage et indexation : Les documents peuvent être stockés en toute sécurité sur un serveur distant et indexés pour une recherche rapide. La GED permet ainsi d’organiser et de retrouver facilement les documents numériques, en évitant les pertes de temps et les erreurs de manipulation.
- Gestion des permissions : Les utilisateurs peuvent définir qui peut accéder à quels documents et à quel type d’informations. La GED permet ainsi de contrôler l’accès aux données sensibles de l’entreprise et de protéger la vie privée des clients et des partenaires.
Étapes et processus à suivre
Pour mettre en place une GED, il est nécessaire de suivre plusieurs étapes et processus :
- Étape 1 : Numérisation des documents papier : Tous les documents papier doivent être numérisés afin qu’ils puissent être stockés dans le système informatique. Cette étape permet de transformer les documents physiques en documents électroniques, ce qui facilite leur gestion et leur utilisation.
- Étape 2 : Mise en place du logiciel GED : Le logiciel GED doit être installé sur le serveur informatique et configuré selon les besoins spécifiques de l’entreprise. Cette étape permet de mettre en place le système informatique qui va gérer les documents électroniques de l’entreprise.
- Étape 3 : Importation des données : Les données existantes doivent être importées dans le système GED afin qu’elles puissent être accessibles par les utilisateurs. Cette étape permet de transférer les documents électroniques déjà existants dans le système GED, afin de les intégrer dans le processus de gestion électronique des documents.
- Étape 4 : Gestion despermissions : Les droits d’accès aux différents types de documents doivent être définis afin que seules les personnes autorisées puissent y accéder. Cette étape permet de protéger les données sensibles de l’entreprise et de garantir la confidentialité des informations.
Quels outils et solutions peut-on utiliser ?
Il existe de nombreux logiciels de gestion électronique des documents disponibles sur le marché pour aider les entreprises à mettre en place la GED. Ces logiciels offrent généralement une gamme complète de fonctionnalités, notamment la création et la modification de documents, le partage de documents, le stockage et l’indexation des documents, ainsi que la gestion des permissions.
Les entreprises peuvent également choisir d’utiliser un système intégré qui combine plusieurs outils logiciels pour offrir une solution complète à leurs besoins en matière de GED. Les systèmes intégrés permettent aux entreprises d’accéder à toutes leurs données depuis un seul endroit et d’automatiser certains processus métiers afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle.
Logiciels de gestion électronique des documents
Les logiciels de GED sont conçus pour faciliter la gestion des documents numériques. Ils offrent généralement une gamme complète de fonctionnalités telles que la création et la modification de documents, le partage de documents, le stockage et l’indexation des documents, ainsi que la gestion des permissions.
De nombreux logiciels GED sont disponibles sur le marché et proposent différents niveaux de fonctionnalités selon les besoins spécifiques des entreprises. Parmi les logiciels les plus connus, on peut citer :
- Alfresco : une solution open source de GED pour les entreprises de toutes tailles, offrant des fonctionnalités avancées telles que la gestion de contenu web, la collaboration et l’intégration avec les systèmes d’entreprise existants.
- OnBase : une solution de GED pour les entreprises de toutes tailles, offrant des fonctionnalités avancées telles que la capture dedonnées, l’automatisation des processus métiers et la gestion des documents juridiques.
- DocuWare : une solution de GED pour les petites et moyennes entreprises, offrant des fonctionnalités avancées telles que l’archivage automatique des courriels, la reconnaissance optique de caractères (OCR) et la recherche de documents basée sur le contenu.
Systèmes intégrés et leurs avantages
Les systèmes intégrés sont conçus pour offrir aux entreprises une solution complète pour la gestion électronique des documents. Ces systèmes combinent plusieurs outils logiciels tels que les logiciels GED, les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) et les systèmes CRM (Customer Relationship Management).
Les avantages des systèmes intégrés sont nombreux :
- Centralisation des données : Les données sont stockées dans un seul endroit, ce qui facilite leur gestion et leur utilisation.
- Automatisation des processus métiers : Les processus métiers peuvent être automatisés grâce à l’intégration de différents outils logiciels, ce qui permet d’améliorer l’efficacité opérationnelle.
- Optimisation de la collaboration : Les systèmes intégrés permettent de favoriser la collaboration entre les différents services et départements de l’entreprise, en facilitant l’échange d’informations et la prise de décision.
- Amélioration de la qualité des données : Les systèmes intégrés permettent d’assurer la cohérence et l’exactitude des données, en évitant les erreurs de saisie et les doublons.
Les entreprises peuvent choisir parmi de nombreux systèmes intégrés disponibles sur le marché, tels que Salesforce, Microsoft Dynamics et SAP.